「議事録（区分所有法）」とは？わかりやすく解説

「議事録」をわかりやすく解説

議事録とは？

・議事録とは、集会でどんな議事が行われ、どう決まったかを記録した書面のこと（法42条）。
・後から「そんな決議はなかった」と争いになるのを防ぎ、欠席した人や新しく買った人が内容を確認できるようにするためのものです。

作成するのは議長

・議事録は議長が、書面又は電磁的記録により作成しなければなりません（法42条1項）。
・議長は、規約に別段の定めがある場合などを除き、管理者又は集会を招集した区分所有者の1人がなります（法41条）。

書くのは議事の経過の要領と結果

・議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載します（法42条2項）。
・発言をすべて書き起こす必要はありません。「要領」で足ります。

署名するのは議長と区分所有者2人

・議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の2人が署名しなければなりません（法42条3項）。

項目	内容
署名する人	議長　＋　集会に出席した区分所有者2人（合計3人）
押印	求められていない
電磁的記録のとき	署名に代わる措置を執る

 

保管と閲覧は規約と同じ

・法42条5項は規約の保管と閲覧の規定（法33条）を準用しています。
・つまり管理者が保管し、利害関係人の請求があれば正当な理由がある場合を除いて閲覧させ、保管場所は建物内の見やすい場所に掲示します。

練習問題

・次の記述について、正しいか誤っているかを考えてみましょう。

記号	記述
ア	集会の議事録は、議長が作成する。
イ	議事録には、発言のすべてを書かなければならない。
ウ	議事録には、議長と出席した区分所有者2人が署名する。
エ	議事録には、議長の押印が必要である。
オ	議事録は、利害関係人の請求があれば閲覧させる。

 

練習問題の解説

・解答は次のとおりです。

ア	イ	ウ	エ	オ
○	×	○	×	○

 

ア　○　正しい

・・法42条1項が「議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない」と定めています。
・議長は管理者又は集会を招集した区分所有者の1人がなるのが原則です。
・「管理者が作成する」と書かれていたら、条文上の作成者は議長だと思い出しましょう。

イ　×　誤り

・・書くのは議事の経過の要領及びその結果です。すべてを書く必要はありません。
・何がどう決まったか分かれば足りるからです。
・「要領」という言葉を「すべて」にすり替えた記述に注意しましょう。

ウ　○　正しい

・・法42条3項が議長及び集会に出席した区分所有者の2人の署名を求めています。
・議長ひとりの記録では正確さを担保できないので、立会人の役割を果たす人が加わります。
・署名するのは合計3人です。押印までは求められていません。

エ　×　誤り

・・条文が求めているのは署名だけで、押印は求められていません。必要とする点が誤りです。
・電磁的記録で作成したときは、署名に代わる措置を執ります。
・「署名押印」と書かれていたら誤りだと気づけるようにしておきましょう。

オ　○　正しい

・・法42条5項が規約の保管・閲覧の規定を準用しているので、扱いは規約と同じです。
・管理者が保管し、正当な理由がある場合を除いて閲覧を拒めません。
・保管場所を建物内の見やすい場所に掲示する点も規約と同じです。まとめて覚えましょう。